• Jan Baert

DCwise Services NL - Plannen voor een nieuw magazijn? 7 tips!

Wanneer je een nieuwe magazijnoperatie gaat opzetten - wat door zijn eigenheid een vrij complex project is - zijn er grote voordelen te halen door het betrekken van ervaring. Vergelijkbaar met het bouwen van een nieuw huis waar het standaard is van ervaren aannemers & architecten te betrekken kan je dit best ook doen bij het opzetten van een nieuwe magazijnoperatie.


In deze post geven we dan ook 7 vuistregels &/of tips gebaseerd op onze ervaringen van deze "uitdaging" tot een succes te maken.



1️⃣ Een "goede" analyse

☞ Alles begint met het uitvoeren van een goede analyse om de noden te bepalen. Gebaseerd hierop kunnen dan de nodige processen bepaald worden en of de huidige processen herbruikt kunnen worden. Het zonder analyse - "kopiëren" ... is de eerste vlotte stap naar veel problemen.

=> Advies is dan ook van zeker even stil te staan bij wat er juist nodig. Zoek hierbij het juiste niveau van analyse. Dit wil dus zeggen dat je met de juiste diepte een evaluatie maakt van; de huidige oplossingen, de toekomstige wijzigingen, enzovoort. Uiteindelijk alles dat helpt om deze evaluatie te maken dient samengebracht te worden.


2️⃣ Het Ontwerp

☞ Een groot belang dient gehecht te worden aan het "ontwerp"; dit is inclusief alles wat er nodig is; van processen, over middelen, enzovoort.


Als je al goede processen hebt die dan nog eens passen bij de toekomstige noden en uitdagingen van de nieuwe site dan ben je al op een snelle weg naar een goed ontwerpt. Zoniet benader dit dan zeker goed.


⚠Opmerking : het ontwerp van het gebouw - wat o.a. de beschikbare ruimte, wandelpaden, enzovoort drijft wordt veelal overgeslagen - overgelaten aan ontwerpers zonder achtergrond in de logistiek - maar eigenlijk dient dit deel te zijn van de reviews en analyse. Dit om zowel de interne als de externe (yard etc) operaties te optimaliseren. Bijvoorbeeld waar de toegang de zetten voor de bestuurders ... in vele gevallen zal alleen al het (ver)plaatsen van een een deur de "doorstroming" enorm verbeteren. Laat staan wat een doordacht ontwerp van het hele gebouw van impact kan hebben op operaties die veelal enorm geimpacteerd worden door de fysieke wereld.


Ander voorbeeld is het type van "trucks" die ontvangen dienen te worden. Legio zijn de voorbeelden waar niet alle soorten vrachtwagen niet correct ontvangen kunnen worden omdat dit gewoon niet bekeken werd.


💡 Weet dat "architecten" veelal geen ervaring hebben met de logistieke projecten; en het dus de moeite loont van hier overleg te plegen om typische foutieve keuzes te vermijden.


3️⃣ Validatie van het ontwerp

☞ Belangrijk is ook van het procesdesign te valideren met de gebruikers, leveranciers, EH&S/SHEQ, enzovoort. Je kan een fantastische oplossing hebben, maar als die niet aanvaard wordt dan kan dit zeer grote problemen geven.


💡 Dus zorg zeker ervoor van je oplossing te delen. Maak dit dan ook zo visueel als mogelijk. Ga door de flow met behulp van lay-outs, gebruik foto's en video's, enzovoort. Hoe meer je op voorhand eventuele problemen kan te pakken krijgen en verwerken in je oplossing hoe sterker de "oplossing" gaat worden.


4️⃣ Het juiste niveau van detail

-> Opmerkelijk is dat vele operaties bij het opzetten van een nieuw operatie zoals bijvoorbeeld een magazijn goed starten met het kijken naar de grote elementen zoals de rekken en het rollend materiaal, maar de kleinere elementen niet worden meegenomen en dit vaak zelfs al in de budget fase. Denk dan aan middelen om te kunnen processen....


-> Opmerkelijk is dat vele organisaties die een nieuw magazijn opzetten focussen op de grote elementen zoals Rekken en Rollend material, maar Medium elementen worden traditioneel vergeten. Denk hierbij aan "middelen ter ondersteuning van de processen", "instructies", "elementen van reversed logistics" (bijvoorbeeld vuilnisbakken of correcter tegenwoordig sorteer en recuperatie bakken)... allemaal essentiële zaken mbt de processen. Andere projecten dan weer gaan in de diepste details waarbij er gigantische shopping-lijsten worden gecreëerd ... en alle overzicht verloren wordt.


💡 Een gepaste aanpak is om eerst te starten met alle belangrijke noden & dan step per stap erdoor te gaan. Hier kan een brainstorm waar de "vloer" bij betrokken wordt van veel toegevoegde waarde zijn. Je zou dit het bepalen van de "volledige oplossing" kunnen noemen.


5️⃣ Go-live plan

Eenmaal de GO-live eraan komt dan dient er een go-live plan gebouwd te worden. Dit inclusief o.a. de on-boarding en training, maar ook de ramp-up strategieën. Met dit laatste element kunnen er veel problemen gemitigeerd worden en een grote impact op het eindresultaat kan bereikt worden.


💡 Zo zullen veel klanten veel meer overweg kunnen met de wetenschap dat er een geplande reductie in service zal zijn (wat ze op hun beurt weer kunnen mitigeren & communiceren) dan geconfronteerd worden met onverwachte zaken. Hou er ook rekening dat het om een ramp-up gaat..


6️⃣ Heb een Stabilisatie (& Exit) plan

☞ Eenmaal live; is het belangrijk van de operatie eerst en vooral te stabiliseren. Zorg ervoor dat je een tijdlijn hebt met daarin een planning mbt wanneer stabilisatie te bereiken. Tijdens deze periode kan je allerlei types support gebruiken; o.a. het binnenbrengen van ervaring van eerdere projecten, enzovoort

=> Essentieel is van niet te vroeg of te laat weg te gaan. De uitdaging is van de juist e balans te vinden tussen weggaan (als duif). Op dat moment dien je te valideren of de verwachting overeenkomt de realiteit. Denk in verband hiermee aan de volumes en types processen die nodig zijn.


💡 Als de realiteit niet matched met de verwachtingen dan kan het zijn dat er een nood is een correctie (van de parameters, de middelen, of zelfs de processen).


7️⃣ Breng ervaring binnen of bouw het op

☞ In het algemeen zal je zien dat - wanneer je een nieuwe operatie opzet - het is zoals het bouwen van een huis. Na de eerste ervaring weet je wat je anders zou doen de volgende keer.

=> Dus de laatste tip is om hier een fast-track te nemen door ofwel externe ervaring binnen te brengen ofwel jezelf de tijd te geven voor ervaring op te bouwen door stap per stap te gaan. 😊

⭐ Nu zou je (meer) voorbereid moeten zijn voor te starten met je project en mogelijke problemen te ontwijken!


💡 Meer interessante informatie kan gevonden worden op onze BLOG en DCwise.eu.


Wil je de transformatie van je magazijnoperaties starten? 👉 Kom vrijblijvend in contact: jan.baert@dcwise.eu of "Get in touch"

#magazijnen #magazijnoplossing #magazijnoptimalisatie


Keierberg 80, 1730 Asse - Brussels Area

  • White LinkedIn Icon