DCwise.eu deelt in deze post ideeën over hoe je je processen kan verbeteren ➟
In een magazijnoperatie - door zijn natuur vaak een complexe omgeving - is de communicatie veelal moeilijk te structureren en is er veel informatie die ofwel niet doorgegeven wordt, of niet ontvangen wordt of waarop niet de juiste acties worden genomen.
In deze post geven we tips over hoe deze "chaos meer gestructureerd" kan worden.
💡Advies is van een geschikte tool te gebruiken als een "collaboratief communicatieplatform". Een "mondvol" maar wel essentieel. Wat we zien is dat er een enorme verwatering is van de informatie vandaar dat er wordt verwezen naar 1 tool die dit in grote mate terug moet gaan centraliseren. Eén voorbeeld van zo een dergelijke tool is “MS SharePoint”.
👉 Indien je hier al bekend mee bent en het ooit al geprobeerd hebt ga dan meteen naar het einde van de het artikel.
Pro’s van zo een "tool" zijn:
1️⃣ 1 enkel platform
Waar al de verhalen starten; of het nu een link is naar andere programma's, naar documenten(bibliotheken), of naar apps binnen of buiten de eigen systemen.
➟ Dit gaat toelaten van te gidsen in je (communicatie)process en dus structuur in het bos brengen.
2️⃣ Updates, Tools of zelfs "Apps"
Kunnen op zo een platform veelal gemaakt worden binnen een zeer korter termijn tot zelfs in enkele minuten.
➟ Dit laat een "empowerment" of "eigendom" toe aan de business om actief in te spelen op hun noden wat betreft "communicatie & collaboratie" oplossingen.
💡 Merk op dat een grote hoeveelheid van wat we doen is zaken lijsten. Typisch op een bord, papier, excel etc. Wat als dit nu eens gedaan wordt binnen een sterker geheel?
3️⃣ Eenvoudige Integratie
Wil zeggen dat andere informatie (folders, files etc) op een eenvoudige manier beschikbaar gemaakt kunnen worden. Het gaat hier bijvoorbeeld om "OneNote"; welke enorm "ondersteund" worden door dergelijke communicatieplatformen. Meer nog Sharepoint bijvoorbeeld is onderdeel van MS's toekomst visie ie MS Teams.
➟ De tools of platformen gaan typisch fungeren zowel als lijm en als smeermiddel (😊) tussen de verschillende oplossingen; en gaan aanleiding geven tot een beter algemene werking.
4️⃣ Informatiestructurering
Kan eenvoudig georganiseerd worden via formulieren (incl. meta-data link) die onder andere voorzien zijn van drop-downs & datavalidatie.
➟ Dit zorgt voor een drastische toename in kwaliteit en efficiëntie van de informatie.
5️⃣ Flows of ook wel werkstromen
Kunnen eenvoudig opgezet worden. Bijvoorbeeld een notificatie, of toestemming, etc.
Gelijk met het opzetten van een informatie-element kan je ineens (vanuit de business) dit kaderen binnen een proces. Bijvoorbeeld; elke issue die gelogd wordt kan onmiddellijk doorgestuurd worden naar de verantwoordelijke.
➟ Dit laat toe van onmiddellijk de link te leggen met het nodige "beheer".
6️⃣ Rapporten
Kunnen eenvoudig gegenereerd worden. Bijvoorbeeld de opvolging van issues; van zodra deze op het platform worden ingegeven kan daardoor onmiddellijk ook omgezet worden in een transparant overzicht dat de status van verwerking toont.
➟ Dit wil zeggen dat je zonder veel extra moeite - slechts door het gebruik van het platform - een eenvoudig overzicht van het proces verkrijgt. Iets wat je bijvoorbeeld met mailing totaal niet hebt.
✅💡 Additioneel zijn er de samenwerkingsmogelijkheden. Het is een ideaal platform om - al dan niet tijdelijk - samen te werken intern of zelfs met externen (klanten, leveranciers, consultants, etc). Bijvoorbeeld voor projecten of geïntegreerde werken met andere partijen is dit een zeer goede manier om de toegangen te regelen.
⭐ Het grootste voordeel wat je terug gaat vinden in alle pro's is dat "business", veelal onder de vorm van een power-user, de basisfunctionaliteiten kan gaan gebruiken en kneden naar de noden en dit zonder IT erbij te betrekken. Dus op een veel responsievere en snellere manier.
Dit kan doordat de zeer grote hoeveelheid "basis" functionaliteiten aangewend kunnen worden met slechts een basistraining, waarbij zelfs kleine wijzigingen zoals lay-out, selecties, etc binnen seconden gedaan kunnen worden. Dit zal het team meer kracht geven om oplossingen te vinden voor zijn eigen uitdagingen... zonder hiervoor grote projecten, budgetten, tijdslijnen, etc nodig te hebben.
⭐⭐ Merk op dat door een dergelijke aanpak het onboarding-traject (voor nieuwe mensen of tijdelijke backup's etc) véél eenvoudiger wordt. Bijvoorbeeld: alle linken (naar wat dan ook) die regelmatig door het team nodig zijn worden hierop geplaatst in de plaats van deze elke keer weer ad hoc ongestructureerd te delen. Door de tools kan je deze centraal plaatsten zodat deze steeds up to date en beschikbaar blijft.
⭐⭐⭐ Ook is er een zeer grote toename in kwaliteit!
Dit in een vermindering van het verlies in informatie, en ook een toename in actie op een gebeurtenis, etc. Zo kan je van deze tools o.a. eenvoudige "ticketing" tools maken (incl reporting), projectmanagement tools, dashboard/reporting tools, en zoveel meer maken.
⚠ Wat zeer opvallend is dat vele organisaties de stap zetten naar het opzetten van een dergelijk platform maar er niet het beoogde voordeel uithalen! Daarentegen zijn er legio organisaties die hier wel een grote impact mee behalen. Belangrijke opmerking hierbij is van de "gebruiker" centraal te plaatsen en dit op een duidelijke maar wel vrije manier te doen. Wanneer bijvoorbeeld het platform een lage snelheid heeft zal het opslaan van zware documenten mogelijk niet een van de beste toepassingen zijn. Beste practice uit ervaring is om eerst een visie op te bouwen naar waarvoor het moet dienen & dan in elk team een “power-user” aan te duiden die de "go to" wordt voor vragen, die het systeem proper houdt, ideeën gaat implementeren en laten evolueren, voor training van zijn naaste collega's zorgt, "reclame" maakt voor het gebruik, samenwerkt met andere "power-users", etc
☞ In het algemeen zal je zien dat - eenmaal succesvol uitgerold - dat het platform niet alleen de efficiëntie verhoogt, maar ook de transparantie verbeterd & het bovenal de kwaliteit binnen de processen begint te ondersteunen.
💡Meer interessante informatie kan gevonden worden op onze BLOG en DCwise.eu.
👉 Wil je deze topic uitdiepen? Kom dan vrijblijvend in contact: jan.baert@dcwise.eu of "Get in touch"
