De keuze van welke Warehouse Management Systeem te nemen is veelal een belangrijke beslissing voor een magazijnoperatie. In deze post exploreren we daarom samen met Lanark.be dit onderwerp.
Belangrijk - zoals bij elk project - is om dit gestructureerd aan te pakken. Je kan dit in volgende stappen opdelen:
1️⃣ ASIS Scan – Wat is de “context” en wat zijn de “beslissingsfactoren”?
Veelal wordt er meteen gedoken in wat is er nodig; i.e. wat moet het systeem kunnen? Maar een heel belangrijke stap is om eerst te kijken naar de “context” waarbinnen de keuze gemaakt wordt!
Hier schets je het beeld door bijvoorbeeld volgende vragen mbt het de organisatie:
- Hoe werkt de organisatie in het algemeen en wat zijn de sterktes en zwaktes?
- Wat is er al van oplossingen aanwezig is?
- Hoe flexibel is de organisatie naar verandering toe?
- Wat is het niveau van technologie is en waar staat het bedrijf in zijn groeicurve?
- Wat zal er in de toekomst nodig zijn naar functionaliteiten toe?
- Wat zijn de exacte drivers van het project? Kost? Continuïteit? Toekomstklaar zijn? Service?
- Is een bedrijf bereid toegevingen te doen op gebied van functionaliteit als het budget een issue begint te worden, of willen ze hun hele verlanglijst zonder compromissen?
- Enzovoort.
Deze "As Is" review gaat de uiteindelijke keuze van de oplossing ondersteunen. Bijvoorbeeld een onderneming zonder eigen IT-afdeling moet oppassen met complexe WMS-producten. Een ander voorbeeld is een bedrijf dat continu zelf inzet op verbetering &/actief is in een veranderende omgeving heeft best een flexibele oplossing. Dit bekend worden met de operatie en zijn bedrijfsnoden, laat toe van later te evalueren van wat gaat werken en wat niet. Als men bijvoorbeeld al veel SAP-modules heeft gaat het logisch zijn van oplossingen van SAP te bekijken.
💡 In deze fase worden ook de beslissingsfactoren bepaald waarop de uiteindelijke keuze gebaseerd zal worden; denk aan investeringskost, operationele kost, etc. Merk op dat we dit doen voor er in detail gegaan wordt!
2️⃣ Functional Analyse – Wat moet het systeem kunnen?
In deze stap worden duidelijk de functionele noden gelijst. Denk aan de noden naar voorraadbeheer en stockcontrole toe, de gebruikte methodes voor het ontvangen van goederen en de voor orderfilling (RF, etc), of aan eventuele speciale noden zoals cross-docking. Hierbij wordt aangeduid wat de nood juist is; dit niet alleen inhoudelijk, maar ook naar o.a. prioriteit toe (cruciaal, opportuniteit, enzovoort).
👉 Vind hierbij het warm water niet opnieuw uit; vertrek van lijsten die al bestaan.
💡 Belangrijk hier is van afstand te nemen van hoe het in detail nu werkt, en over te gaan naar functioneel te denken. Het is hierbij belangrijk open te staan om dingen “anders” te gaan doen Zeker de toekomstige uitdagingen en mogelijke wijzigingen dienen hierin meegenomen te worden. De bestaande WMSystemen zijn nl. logisch gebouwd en gaan toelaten van de meerderheid van processen efficiënt te ondersteunen!
👉 Vergeet ook niet dat het “maar” een WMS is! Dat kan heel veel als het goed is opgebouwd en ingericht, maar kan idd geen koffie maken of je schoenen gaan knopen. Wat we hier toch dikwijls zien: gebrek aan begrip aan functionele “scope”. Een WMS is in eerste instantie een transactioneel systeem om een magazijnoperatie aan te sturen – sommige systemen gaan hier breed in, maar als je te ver afwijkt van deze kern, loop je vroeg of laat tegen beperkingen aan.
Vergeet in deze fase ook niet te kijken naar “niet-functionele” vereisten: gebruiksgemak, hardware, cloud, security, frequentie van upgrades, supportmodel, ...
3️⃣ Bepalen van de kandidaten
Vervolgens worden de mogelijke oplossingen gelijst en afgetoetst met behulp van de input van de “facility scan” en “functionele noden”. Veelal kan men op basis van de input het aantal kandidaten gaan limiteren om dan de detailvalidatie op een beperkter aantal uit te voeren.
💡 Belangrijk bij het long/shortlisten – snap in welke “tier” je zit. Hier wordt meestal gesproken van 4 niveaus gaande van eenvoudige stockbeheer systemen, uitgebreidere lokale oplossingen met een duidelijk afgelijnde functionaliteit (vb. Corax), regionale spelers met flexible uit te breiden systemen (vb. Reflex, Consafe) en de globale spelers zoals SAP, Manhattan en JDA/BY. Afhankelijk van de keuze zal de workload, doorlooptijd, kosten en resultaat verschillend zijn; en dus ook de business case.
4️⃣️⃣ Review van de mogelijkheden en finale selectie
Na een long list te maken van opties, kom te tamelijk snel tot een shortlist. Probeer die toch zo snel mogelijk tot max 3 partijen te krijgen. Gebruik hier de op voorhand bepaalde wegingsfactoren voor doorlooptijd, investering, going cost, functional fit. Voorzie ook een “cultural fit” of “gut feeling” element dat een bepaald gewicht krijgt. Zo kan je belangrijke subjectieve input gaan objectiveren en meenemen in je beslissingsproces. Uiteindelijk kan dan op basis van de scores (incl. de wegingsfactoren) de beste WMS uitgekozen worden.
Om af te sluiten nog enkele ideeën hierover:
💡 Ervaring in een bepaalde sector of type bedrijf is meegenomen, maar durf daar ook buiten te kijken. Mensen met een vers paar ogen kunnen soms tot logischere inzichten komen.
💡 Zorg ook voor interactie in het selectieproces. Zo leer je de andere kant beter kennen en merk je als er een fit is op vlak van cultuur en aanpak en als het “prettig samenwerken” is met de andere partij. De zogenaamde “cultural fit”. Vergeet niet dat dit mogelijk slechts het begin is van een lange relatie!
💡 Om de kwaliteit te valideren kan men gebruik gaan maken demo’s en is het ook soms interessante van een proof-of-concept te vragen. Dit laatste laat nl. toe van je eigen noden (producten etc) terug te zien en je beter een voorstelling te maken van wat men koopt.
De uiteindelijk selectie is dan het samenbrengen van de score op de verschillende beslissing factoren.
💡 Meer informatie kan gevonden worden op onze BLOG en op DCwise.eu.
👉 Treed vrijblijvend in contact:
Comentários