DCwise.eu deelt in deze post ideeën over hoe je je processen kan verbeteren➟
Bij een magazijnoperatie is er veelal door de complexiteit van operaties een zeer groot voordeel te halen uit het goed opzetten van de "meetmethodes".
In deze post geven we ideeën over hoe structuur in de ontwikkelingsuitdaging van de meting en opvolging te brengen.
1️⃣ Het "Aantal" metrics
Vooraleer te diep te gaan moeten we een belangrijk element zijnde "het aantal metingen" bekijken. Wanneer je een eenvoudige operatie hetzij een complexe operatie opvolgt dan zou je dit geflecteerd moeten zien in het aantal "metingen" die gebruikt worden.
Zeker binnen complexe omgevingen is het belangrijk van te beseffen dat een persoon maar een beperkte hoeveelheid informatie kan opnemen; en dat het niet gaat om de metingen of zogenaamde "metrics" maar het ultieme doel is van de juiste (re-)acties te verkrijgen.
Idealiter gaat het zicht op de metingen vergelijkbaar zijn met bijvoorbeeld het "dashboard" van je auto:
- Waar de meerderheid van je scherm een zicht is op de actuele processen (je vooruit;..)
- Een beperkte set aan metingen is de basis en meest duidelijk (vergelijkbaar met de snelheid van je wagen...)
- Sommige metingen zijn kleiner en trekken alleen de aandacht als je overeen bepaalde grens gaat (bijvoorbeeld je benzine...)
- En sommige metingen trekken alleen aandacht wanneer er een probleem is (vergelijkbaar met de bandenspanning, etc)
👉 Merk op dat de verwijzing naar "de vooruit" gezien kan worden als "op de vloer gaan" of een "live zicht hebben op de operaties". Beide methodes kunnen zeer moeilijk vervangen worden door metingen...
💡 Een efficiënte methode om het monitoren te organiseren is op het hoogte niveau een gelimiteerde set aan metingen te hebben (in tegentelling tot een space shuttle cockpit) en op lagere niveaus worden er meer gedetailleerde metingen geplaatst. Men start dan altijd op een bepaalde niveau en indien nodig kan er naar de lagere niveaus gegaan worden om meer informatie te pakken te krijgen.
Vanaf nu verwijzen we naar de voorstelling van een set aan metingen als een "dashboard" of "cockpit".
2️⃣ De "Inhoud"
De volgende stap is het het opvullen van de dashboard met goede metingen.
Essentieel in het definiëren van wat er op het dashboard dient te komen is de procescontrole en de link naar (correctieve) acties.
Wat we suggereren is het volgen van deze stappen:
Start met het "lijsten" van welke informatie er interessant kan zijn voor je operatie. Merk op dat we nog niet over data aan het spreken zijn!
Geef meteen aan welke acties er gedreven worden door deze informatie.
Elementen zonder actie dienen gereviewed te worden en ofwel verfijnd ofwel weggenomen te worden
Nu pas wordt er onderzocht naar hoe deze informatie gegenereerd kan worden.
In een volgende stap wordt de relevantie van de metingen aangegeven (zie ook ️⃣1️⃣) dit om te bepalen op welk niveau deze dienen weergegeven te worden.
Na ontwikkeling van het dashboard dienen te metingen gevalideerd te worden naar kwaliteit en gebruik, en start het verbeteringsproces.
👉 Zelfs wanneer de informatie niet meteen beschikbaar is dan nog is het best om het element in het dashboard te laten (als een placeholder) zodanig dat het duidelijk is dat dit een onderdeel vormt bij het beslissingsproces en eigenlijk nodig is voor een volledig overzicht te verkrijgen.
👉 Durf ook manueel te starten mbt bepaalde metingen.
3️⃣ De "Data"
Waarschijnlijk één van de moeilijkste zaken is de juiste data te pakken te krijgen en dit om te zetten in geschikte metrics of zelfs informatie. Dit o.a. omdat de data veelal niet gegenereerd ten behoeve van de analyse.
Ofwel is er teveel data, of het is niet beschikbaar in je "reporting tool", of de specifieke data is is totaal niet beschikbaar, of de data is "vervuild", of vol "oude data", "onduidelijke", enzovoort.
👉 Op dit vlak zijn de middelen (tools) die kunnen helpen hiermee de laatste tijd enorm toegenomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan "MS Power BI". Deze tool laat toe van data van verschillende bronnen op een eenvoudige manier samen te brengen, uit tee zuiveren of op te kuisen, en ondersteund het duidelijk visualiseren in bijvoorbeeld dashboard of nodige "ad hoc analyse". Laat staan wat meer gespecialiseerde bedrijven op de markt gebracht hebben van tools. Maar evengoed kan "Excel", of een andere meer "basis" tool tot zelfs "whiteboards" (manueel ingevuld) functioneel al dienst doen.
4️⃣ De "Visualisatie"
Sleutel naar succes is van de data om te zetten in een duidelijke visualisatie die door iedereen kan verstaan worden. I.v.m. hiermee is de post met betrekking tot visualisatie ook interessant. https://www.dcwise.eu/post/dcwise-insights-nl-laat-ons-meer-visueel-communiceren-4-tips-voor-magazijnen
Eén van de geschikte manieren om te visualiseren is - zoals eerder vermeld - de "auto dashboard" of ook "cockpit" aanpak. Hier wordt de metingen voorgestelde afhankelijk van het doel; ie. aansturen van de gepaste aandacht en gepaste actie.
Sommige voorbeelden - maak nu systematisch de link met "wanneer" en "hoeveel" aandacht er getrokken dient te worden en of er een actie aangestuurd dient te worden-
- 🔴🟠🟢 Gebruik van kleur
- 📈 evolutie: sommige elementen moeten bekeken worden in de tijd. Gaat het om "outliers" of een mogelijke voorspelling van de toekomst, ...
Additioneel; zorg ervoor van openlijke te communiceren over wat er aan het gebeuren is. Hier dient het "home-team" te weten wat de score is
Eenmaal je een eerste concept kan je dit gebruiken om te valideren of het werkt. Volgende stap is om dan door een iteratieve verbeteringsproces te gaan en het concept zo te laten volwassen worden.
⚠ Uiteindelijk is het de bedoeling dat de metrics het management van de operatie gaan faciliteren. Dus pas zeker op met de bekende valstrik van "over monitorring" en of "over analyse"!
👉 Merk ook op dat meer en meer systemen opgezet kunnen worden om "zelfs-sturende" te zijn. Dit inclusief het automatisch nemen van de juiste corrigerende acties. Denk hier bijvoorbeeld aan het wegsturen van mensen en middelen van zones waar al te veel actieve zijn, of het binnetrekken van extra mensen wanneer de de werklast hoog is. Hoe meer dit concept werkt hoe minder monitorring er natuurlijk nodig is daar dit een gedeelte overneemt.
💡 Meer interessante informatie kan gevonden worden op onze BLOG en DCwise.eu.
Wil je de transformatie van je magazijnoperaties starten? 👉 Kom vrijblijvend in contact: jan.baert@dcwise.eu
Comments