In een magazijnomgeving is er veelal een constante vraag naar verbetering. In deze post geeft DCwise.eu enkele vuistregels en ideeën om tot verbetering te komen.
In wat volgt delen we 6 concepten die praktisch doenbaar zijn en alzo gebruikt kunnen worden in het kader van verbeteringsacties.
1️⃣ ZICHTBAARHEID
👉 Maak alles zichtbaar!
Hoe meer zichtbaar hoe duidelijker voor iedereen; of het nu voor een operator of voor de procesmanager is... allen zullen voordeel halen en beter presteren. Deze "zichtbaarheid" linkt aan wat er nog gedaan moet worden, wat er al gedaan is, wat de huidige situatie is; ...
Bijvoorbeeld: er is een transportoplossing die vereist dat er in blauwe dozen wordt verscheept. Wanneer je gebruik maakt van het "KISSS" principe en een goede brainstorm dan kan je bijvoorbeeld komen tot het aanwijzen van een vaste deur/laadkade en aldaar een "blauwe doos" omhoog hangen of zelfs de deur blauw verven. Dit als zeer duidelijke boodschap dat er met blauwe dozen geladen moeten worden.
⭐Praktisch:
- Het volgende artikel gaat meer in de diepte wat betreft visualisatie en geeft meer praktische ideeën rond hoe met dit onderwerp ....
2️⃣ METEN
👉 Zet de juist set van meting op!
Omdat een magazijnoperatie complex is "meten" essentieel. Denk niet dat het gezegde "meten is..." erbij gesleurd dient te worden om dit duidelijk te maken, maar zeker als de complexiteit van de operaties groot is dan wordt het opzetten van de "juiste" metingen cruciaal. Idealiter wordt er gewerkt met een "cockpit overzicht" op de operaties. Dit zou moeten toelaten van een in "één enkel zicht" een idee te krijgen van de situatie en het nemen van de juiste acties drijven.
⭐Praktisch:
- Een goede test voor de geselecteerde "metingen" is te valideren of ze aanleiding geven tot het nemen van (de goede) acties. Merk op dat data die niet omgezet wordt in informatie eigenlijk geen nut heeft. Eveneens als er nooit een actie komt van een meeting dan is verfijning op zijn plaats.
- Een grote uitdaging van het juiste aantal metingen te hebben. Te weinig meting zorgt ervoor dat je niet het volledige beeld hebt, maar teveel metingen zorgt dan weer voor verwarring. Een goede concept hier van te werken (en starten met) de metingen van het hoogste niveau; en de metingen van de lagere niveaus alleen te raadplegen indien de hogere niveaus hier aanleiding toe geven.
- Belangrijk is ook van de (nodige) acties niet alleen afhankelijk te maken van de metingen! Dus ga niet blind uit van je instrumenten. Veel zaken kunnen niet of niet juist gemeten worden en een meting is dan niet op zijn plaats. En zorg ook dat dit het "momentum" niet tegenhoud. Indien het duidelijk is dat er iets mis is dan moet de vrijheid er zijn van actie te nemen... want er is niets mis met een logische keuze die vanuit de buik wordt gemaakt!
3️⃣ STRATEGIE
👉 Zorg dat je zeker een aanvalsplan hebt!
Je kan KPI's, overzichten, etc hebben. Maar op het einde van de dag heb je vooral een "wedstrijdplan" nodig. Dit op verschillende niveaus; het algemene niveau - zijnde het "operationeel model" -, het dagelijkse niveau vaak het "shift plan" genoemd -, enzovoort.
⭐Praktisch:
- Neem een White-board, excel file, etc en schfijf duidelijk neer wat het plan is -> 5 FTE's op orderfilling, 4 op laden, etc. Dit dient zo duidelijk als mogelijk te zij en te delen met alle betrokkenen. Dit omdat het op deze manier beschikbaar is voor "leren" en "verbeteren".
- Maar daar de realiteit vaak verschilt van de verwachtingen dien je ook je te kunnen aanpassen aan de situatie. Maak hiervoor verschillende scenario's voor het team en geef visies mee over hoe het best te reageren mbt uitdagingen. Bijvoorbeeld; wanneer men achter geraakt op het takenpakket; wie kan er dan ingeschoven worden, wat zijn dan de elementen met prioriteit, etc.
- Hoe eenvoudiger het originele "wedstrijdplan" uit een set van meting (en ervaring) gebouwd kan worden hoe eenvoudiger het gaat zijn van dit te gebruiken.
4️⃣ COMMUNICATIE
👉 Belangrijk is van een passende communicatie strategie te hebben!
"Shift opstart" of "shift hand-over", "Gamba-wandelingen", etc alleen hebben hun betekenis. Zoek en vind de methode die het best past bij je organisatie en zorg ervoor deze investering in tijd te doen! Hoe complexer de organisatie hoe moeilijker de communicatie kan worden. Hoe kleiner de operatie hoe groter de kans dat men de communicatie geheel vergeet. Zoek de juiste gebalanceerde communicatiemethode die bij je operatie past en zorg ervoor dat de strategie past bij de uitdagingen.
⭐Praktisch:
- Creëer een (shift) rapport waar het plan & de reële prestaties incl problemen gecombineerd worden zodat het eigen team, de volgende shift, het management, de support, etc allen een duidelijk overzicht hebben. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen & ge-impacteerden onmiddellijk op snelheid zijn met wat er gebeurt is en deze informatie kunnen meenemen in hun taken. Bijvoorbeeld de customer service kan meteen feed-back op waarom orders niet verscheept zijn of zelfs proactief de klant gaan waarschuwen en samen oplossingen zoeken.
5️⃣ MACHTIG je TEAM (komt van "empower")
👉 Zorg dat je zeker gebruik maakt van de kracht van je volledige team!
Je team beleeft uit eerste hand elke dag de processen; zij kunnen dan ook dienen als ontelbare extra ogen, zij kunnen ideeën geven, ...
Wanneer ze op de juiste manier betrokken worden dan kan dat uw operatie enorm gaan ondersteunen. Uitdaging hier is van de "initiatie" en "ontvangst" van hun input te verkrijgen en vervolgens de "uitvoering" op poten te zetten. En eenmaal het loopt is er natuurlijk de vraag van de motivatie op peil te houden.
⭐Praktisch:
- Focus vanaf de start op elementen die binnen de beslissingsbevoegdheid van het team liggen (eerste stap kan dan ook zijn van dit duidelijk aan te geven)
- Voorzie een (klein) budget want dat kan al wonderen doen... idealiter wanneer een dergelijk initiatief wordt opgestart dan wordt er een klein budget ter beschikking gesteld van de gebruikers.
6️⃣ ZICH "OPEN" OPSTELLEN
👉 Leer van anderen!
Aangezien elke goed idee gebaseerd is op andere ideeën; kan het zeker geen kwaad van buiten de eigen organisatie te kijken.
Met dat magazijnoperaties in vele bedrijven voorkomt is er een grote hoeveelheid andere organisaties die met vergelijkbare uitdagingen te maken hebben. Stap zeker niet in de val dat je organisatie, product, etc zo verschillend is dat er geen reden is om buiten de eigen "bubbel" te kijken.
In de plaats hiervan stel je open op naar hoe anderen hun uitdagingen aanpakken,... je volgende idee kan wel eens geïnspireerd zijn op wat je buiten je eigen muren ziet of minimaal krijg je de validatie dat je aanpak een geschikte is.
⭐Praktisch:
- Plan bezoeken aan andere departementen/sites/bedrijven
- Ga naar "beurzen"
- Breng leveranciers binnen voor hun inzichten
enzovoort ...
Alles vrij kostenloos (of toch marginaal buiten de tijd die je er moet in steken ...)
☞ Je zal zien dat het toepassen van deze tips tot een meer gezond magazijn leidt!
Voel je vrij om een boodschap te laten met je eigen tips en ervaringen.
💡 Meer interessante informatie kan gevonden worden op onze BLOG en DCwise.eu.
Wil je de transformatie van je magazijnoperaties starten? 👉 Kom vrijblijvend in contact:
📞 0499/85.42.03
of ga voor de gratis Quick-scan.
